Het samenstellen van een interne onderzoekscommissie
Afhankelijk van het te analyseren incident of de calamiteit is het goed om zo spoedig mogelijk een team samen te stellen, de interne onderzoekscommissie. Sommige organisaties hebben een vast team met daarin medewerkers die opgeleid zijn in de PRISMA methode. Andere organisatie bezitten geen vast team en zal op het moment van het voorkomen van een calamiteit een team samengesteld moeten worden. Hierbij moet goed worden gekeken naar de kwaliteiten en functie van de deelnemende medewerkers.
Over het algemeen zit in ieder geval een medewerker van de afdeling Kwaliteit in de commissie. Deze medewerkers zijn veelal getraind in de methode van onderzoek en deskundig in de PRISMA methode.
De resterende deelnemers kunnen worden geselecteerd op grond van hun deskundigheid in relatie tot de calamiteit. Van belang is dat het team tenminste uit drie personen bestaat. Deze deelnemers mogen niet betrokken zijn bij het voorgevallen incident.
Mocht er tijdens het onderzoek bepaalde disciplines en/of deskundigheden ontbreken kunnen er altijd deskundigen in consult gevraagd worden.
Het spoedig formeren van het onderzoeksteam is een pré. Zo gauw deze commissie is samengesteld en bijeen is gekomen kan er direct door de voorzitter en de commissie een plan worden gemaakt, taken worden verdeeld en interviews worden gepland met betrokkenen. Hoe sneller de interviews plaatsvinden des te beter voor het in kaart brengen van de gebeurtenis. Immers na enkele dagen bestaat de kans dat betrokkenen dingen zijn vergeten, dat er al veranderingen in de situatie ontstaan zijn of dat zaken verondersteld worden als de waarheid. Navragen wordt steeds lastiger.
Mocht het formeren van het onderzoeksteam toch langer duren dan is het raadzaam om de direct betrokkenen te vragen in chronologische volgorde hun gedachten en gang van zaken op te schrijven. Dit kan erg helpen om later de gebeurtenis objectief te kunnen vertellen en beschrijven.
Eigenlijk zou onze voorkeur zijn om direct na een calamiteit de betrokkenen te vragen, niet alleen een MIC melding te doen maar ook om direct, een verslag te maken van wat er is gebeurd. Dit voorkomt dat na enige tijd men denkt ‘het zal wel zo gegaan zijn’.