Het interview
De melding van een incident bevat alleen summiere gegevens. Er is aanvullende informatie nodig. Belangrijk is om de betrokkenen te interviewen om meer informatie te achterhalen. Het onderzoek is gericht op het voorkomen dat het incident weer kan optreden. Het onderzoek gaat om te achterhalen WAT er gebeurd is en niet WIE de schuldigen zijn¹.
Adviseer – in geval van een calamiteit – de direct betrokkenen hun verhaal zo spoedig mogelijk op papier te zetten. Vaak blijkt dat mensen door de hectiek van het voorval zich naderhand niet goed meer alle feiten kunnen herinneren¹.
Tijdens het interview is het stellen van open vragen belangrijk (hoe, wat, waar, wie, wanneer). In een interview is het beter geen waarom-vraag te stellen, omdat dit als suggestief kan worden ervaren; de geïnterviewde kan in de verdediging schieten. Gesloten vragen worden gebruikt om een samenvatting bevestigd te krijgen¹.
Zwijgen?
Stel nu dat een geïnterviewde niet wil meewerken aan het onderzoek. Of op bepaalde vragen geen antwoord wil geven. Is zo iemand daartoe verplicht? In het strafprocesrecht heeft een verdachte zwijgrecht. Dat houdt in dat hij niet hoeft mee te werken aan zijn eigen veroordeling. Maar bij een analyse van incidenten of calamiteiten is niemand verdachte. Zwijgen is hier geen optie. Doet iemand dit toch, ondanks de geruststelling dat het niet om verwijten en schuld gaat, dan is het zaak dit te rapporteren aan het management. op grond van de arbeidsovereenkomst is elke medewerker verplicht mee te werken aan een intern onderzoek. Doet hij dit niet dan kan dit arbeidsrechtelijke gevolgen hebben¹.
Geheimhouding?
Stel dat een geïnterviewde eist dat zijn naam niet in het verslag wordt opgenomen, omdat hij bevreesd is voor represailles. Kan dat? Een rapportage over een calamiteitenonderzoek wordt met een begeleidend schrijven naar de IGZ gestuurd. Daarmee kan het openbaar gemaakt worden in het kader van de Wet openbaarheid bestuur (Wob). Om die reden is het aan te raden geen persoonsnamen te noemen, alleen functienamen en typeringen (x,y,z). Daarmee kunnen direct betrokkenen vaak wel achterhalen wie wat op welk moment heeft gedaan. Dat is niet te voorkomen¹.
¹Bron: Volgende keer beter | Veiligheid in zicht 5, de Bekker, J, Triaspect bv., Nijmegen 2013
Maak van ieder interview een gespreksverslag welke na het interview kan worden voorgelegd aan de geïnterviewde. Deze kan dan reageren op het verslag en eventueel worden aangevuld en/of gewijzigd. Deze verslagen kunnen worden gebruikt bij de oorzakenanalyse. Nadien worden deze verslagen vernietigd. Ook is het gebruik van een dictafoon handig, mits de geïnterviewde toestemming geeft om het gesprek via een dictafoon op te nemen. Een gespreksverslag is dan uiteraard niet nodig.