Het opstellen van een onderzoeksplan
Voordat de interne onderzoekscommissie inhoudelijk aan de slag gaat, maakt zij een ‘onderzoeksplan’ aan de hand van enkele vragen:
- zijn er protocollen en procedures over de casus beschreven?
- wat is over dit onderwerp te vinden via internet?
- welke personen kunnen worden geraadpleegd?
- wie doet wat?
- wat is de tijdsplanning?
Het zorgdossier (zorgleefplan, ondersteuningsplan) van de betreffende cliënt is een belangrijke bron die nodig is om een feitelijke reconstructie van het incident te maken.
Vraag als externe voorzitter en/of als lid van de interne onderzoekscommissie altijd toestemming aan de cliënt of diens vertegenwoordiger voor inzage in het zorgdossier. Dit in verband met de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Belangrijkste bepalingen Wbp*
De belangrijkste bepalingen uit de Wbp over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens zijn als volgt samen te vatten:
- Persoonsgegevens mogen alleen in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt.
- Persoonsgegevens mogen alleen voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld. En vervolgens alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn.
- Degene van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de betrokkene genoemd), moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de organisatie of persoon die deze persoonsgegevens verwerkt (de zogeheten verantwoordelijke) en van het doel van de gegevensverwerking.
- De gegevensverwerking moeten op een passende manier worden beveiligd. Voor bijzondere gegevens, zoals over ras, gezondheid en geloofsovertuiging, gelden extra strenge regels.
* Bron: Wet bescherming persoonsgegevens
Het is belangrijk om de cliënt en/of diens vertegenwoordiger op de hoogte te brengen van het interne onderzoek naar de oorzaken van de calamiteit en/of incident. Naast het verzoek tot inzage in het zorgdossier is het goed om afspraken te maken met betrekking tot informatieverstrekking over de voortgang van het interne onderzoek en de uiteindelijke resultaten. Ook kan de cliënt en/of vertegenwoordiger door de leden van de interne onderzoekscommissie gevraagd worden voor het houden van een interview.
Mocht de calamiteit gemeld worden aan de IGZ dan is het belangrijk de cliënt en/of diens vertegenwoordiger hiervan op de hoogte te stellen. De IGZ zal na indienen van de melding van de calamiteit met de cliënt en/of diens vertegenwoordiger contact op nemen.